Comment configurer HubSpot CRM de la bonne manière

Intro :

La mise en place de HubSpot CRM ne se limite pas à importer des contacts et à cliquer sur "Go". S'il est bien fait, il devient le cœur opérationnel de votre entreprise - en alignant les ventes, le marketing et le service client autour d'une source unique de vérité. En revanche, une configuration désordonnée peut conduire à des données désordonnées, à des équipes frustrées et à un gaspillage de potentiel. Dans ce guide, nous vous expliquons comment configurer correctement HubSpot CRM, ce qu'il faut éviter et pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de s'associer à des experts certifiés pour ce processus. Faisons en sorte que les fondations de HubSpot CRM soient solides dès le départ.

Sections :

1. Qu'est-ce que HubSpot CRM et pourquoi est-il différent ?HubSpot CRM n'est pas une simple base de données de contacts ; c'est une plateforme puissante conçue pour évoluer avec votre entreprise et favoriser de véritables relations avec vos clients. Contrairement aux CRM traditionnels qui sont souvent encombrants et centrés sur la vente, HubSpot est conçu pour être facile d'utilisation et pour respecter les principes de l'inbound.
   • Aperçu des principales caractéristiques : HubSpot CRM dispose d'une suite complète d'outils gratuits comprenant la gestion des contacts, le suivi des transactions, le marketing par e-mail, la gestion des publicités, le chat en direct et les tableaux de bord de reporting. Ce qui le distingue, c'est l'intégration transparente de tous ces outils, qui permet d'avoir une vision globale de votre parcours client. Vous pouvez ainsi suivre sans effort les interactions avec les clients, automatiser les relances et obtenir des informations sur votre pipeline de vente, le tout au sein d'une plateforme unique et intuitive.
   • Avantages par rapport aux CRM traditionnels : Les principaux facteurs de différenciation résident dans l'interface conviviale de HubSpot, sa puissante version gratuite et sa philosophie inhérente de marketing entrant. Les CRM traditionnels nécessitent souvent une personnalisation et un codage importants, ce qui entraîne des mises en œuvre longues et coûteuses. HubSpot, en revanche, offre une configuration plus rationnelle et est conçu pour être adopté rapidement par des équipes ne disposant pas d'une expertise technique approfondie. De plus, l'accent mis sur l'attraction, l'engagement et l'enchantement des clients - la méthodologie inbound - est intégré directement dans les fonctionnalités du CRM.
2. Processus d'installation de HubSpot CRM, étape par étapeLa mise en place efficace de HubSpot CRM est un processus structuré. Voici une liste d'étapes essentielles pour vous guider :
   • Configuration des utilisateurs, des équipes et des autorisations : Commencez par définir votre structure organisationnelle dans HubSpot. Créez des comptes d'utilisateur pour chaque membre de l'équipe, affectez-les aux équipes concernées (ventes, marketing, service) et configurez les autorisations en fonction des rôles. Cela permet de garantir la sécurité des données et l'accès contrôlé aux fonctionnalités, d'éviter les confusions et de maintenir l'intégrité des données. Pensez à des rôles tels que "représentant des ventes", "responsable marketing" ou "agent du service clientèle" et adaptez leurs niveaux d'accès en conséquence.
   • Personnalisation des propriétés et des objets : Les objets de HubSpot (contacts, entreprises, contrats, billets) sont dotés de propriétés standard. Toutefois, pour adapter véritablement HubSpot à votre entreprise, personnalisez ces propriétés. Ajoutez des champs correspondant à votre secteur d'activité, à votre processus de vente et à vos besoins en matière de rapports. Par exemple, si vous travaillez dans le domaine du commerce électronique, vous pouvez ajouter des propriétés telles que "Valeur de la commande du client" ou "Intérêt pour la catégorie de produits" à votre objet Contact. Envisagez d'ajouter des objets personnalisés si votre entreprise a besoin de suivre d'autres entités que celles proposées par défaut, comme des projets, des événements ou des abonnements.
   • Importation de données et nettoyage des listes de contacts : La migration des données est cruciale. Avant l'importation, nettoyez vos listes de contacts existantes. Supprimez les doublons, corrigez les erreurs et veillez à la cohérence du formatage des données (par exemple, le format des numéros de téléphone et des adresses). HubSpot fournit des outils d'importation, mais prendre le temps de nettoyer vos données au préalable vous évitera des maux de tête et vous assurera de travailler avec des informations exactes dès le premier jour. Envisagez de segmenter vos listes avant de les importer afin de faciliter l'organisation initiale dans HubSpot.
   • Connecter votre courrier électronique et votre calendrier : L'intégration transparente avec votre messagerie électronique et votre calendrier est la pierre angulaire de l'efficacité de HubSpot. Connectez votre compte de messagerie professionnelle pour suivre les interactions par courrier électronique directement dans les fiches de contact. Connectez votre calendrier pour planifier facilement des réunions directement à partir de HubSpot et synchroniser les événements, afin que vos équipes de vente et de service soient organisées et efficaces. La communication et le contexte sont ainsi centralisés, ce qui améliore la collaboration au sein de l'équipe et le service à la clientèle.
   • Mise en place d'un pipeline d'affaires : Votre pipeline d'affaires visualise votre processus de vente. Définissez les étapes de vos affaires pour refléter fidèlement votre cycle de vente, du "contact initial" à la "conclusion de l'affaire" (et au-delà). Personnalisez les étapes en fonction de vos besoins spécifiques et ajoutez des déclencheurs d'automatisation au sein de chaque étape (par exemple, la création automatisée d'une tâche lorsqu'une affaire entre dans l'étape "Négociation"). Un pipeline bien défini permet d'avoir une vision claire de l'avancement des affaires, d'établir des prévisions précises et de mettre en évidence les goulets d'étranglement potentiels dans votre processus de vente.
3. Automatisations indispensables dès le premier jourLes capacités d'automatisation de HubSpot changent la donne. Dès le premier jour, la mise en œuvre de quelques automatismes clés peut considérablement améliorer l'efficacité :
   • Affectation principale : Automatisez la distribution des pistes à votre équipe de vente. Définissez des règles basées sur le territoire, le secteur d'activité, le score des prospects ou l'affectation à la ronde. Cela permet de s'assurer que les pistes sont rapidement suivies, d'éviter qu'elles ne passent entre les mailles du filet et d'améliorer les temps de réponse.
   • Mise à jour des étapes du cycle de vie : Automatisez la progression des contacts à travers les différentes étapes du cycle de vie (par exemple, abonné, lead, lead qualifié marketing, lead qualifié vente, client). Définissez des critères clairs pour chaque étape et automatisez les transitions en fonction de l'activité du site web, des soumissions de formulaires, de l'engagement par e-mail ou d'autres actions de qualification. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur l'efficacité de votre entonnoir de prospects et de votre marketing.
   • Déclencheurs de tâches et de suivi : Configurez la création automatique de tâches en fonction des changements d'étape de l'affaire, des soumissions de formulaires ou de l'inactivité. Par exemple, lorsqu'une affaire passe à l'étape "Proposition envoyée", créez automatiquement une tâche pour un vendeur afin qu'il effectue un suivi dans les trois jours. Déclenchez des e-mails de suivi automatisés en fonction du comportement du contact ou des changements d'étape de l'affaire pour entretenir les prospects et maintenir leur engagement. Ces automatisations permettent aux équipes de vente et de service d'être proactives et d'assurer une communication cohérente.
4. HubSpot CRM : les erreurs de configuration les plus courantes à éviterMême avec l'interface conviviale de HubSpot, certaines erreurs peuvent nuire à l'efficacité de votre CRM :
   • Complication excessive des propriétés : Résistez à l'envie de créer trop de propriétés personnalisées dès le départ. Concentrez-vous sur les points de données essentiels que vous devez suivre pour les ventes, le marketing et les rapports. Un trop grand nombre de propriétés peut submerger les utilisateurs et entraîner une lassitude à l'égard de la saisie de données. Commencez simplement, puis ajoutez-en au fur et à mesure que vos besoins évoluent.
   • Mauvaise conception de la canalisation : Un pipeline mal conçu ne reflète pas fidèlement votre processus de vente. Si les étapes sont trop larges, trop nombreuses ou mal alignées avec vos étapes de vente réelles, cela fausse votre reporting et vos prévisions de vente. Investissez du temps dans la définition de votre processus de vente réel et traduisez-le en un pipeline clair et logique.
   • Ignorer la propreté des données : L'importation de données désordonnées dans HubSpot ne fera qu'amplifier le chaos. Des données sales conduisent à des rapports inexacts, à une segmentation inefficace et à un gaspillage des efforts de vente et de marketing. Donner la priorité au nettoyage des données avant importer et mettre en place des pratiques d'hygiène des données (par exemple, déduplication régulière, règles de validation des données) pour maintenir une base de données CRM saine.
5. Quand le faire soi-même ou embaucher un partenaire HubSpot ?La décision de s'attaquer à l'installation de HubSpot CRM soi-même ou de faire appel à un partenaire dépend de vos ressources, de votre expertise et de l'urgence de la situation :
   • Faites-le vous-même (DIY) : Si vous disposez d'une petite équipe, de besoins simples en matière de gestion de la relation client et d'une expertise interne en matière de HubSpot, le bricolage peut être une option viable, en particulier avec la version gratuite de la gestion de la relation client. Prévoyez suffisamment de temps pour l'apprentissage de HubSpot, la planification de votre installation et le dépannage éventuel.
   • Embauchez un partenaire HubSpot : Si vous avez des besoins complexes en matière de CRM, des ressources internes limitées, si vous devez migrer à partir d'un autre CRM, si vous avez besoin de conseils stratégiques ou si vous souhaitez accélérer votre retour sur investissement, faire appel à un partenaire certifié HubSpot est un investissement judicieux. Les partenaires apportent leur expertise, les meilleures pratiques et peuvent garantir une mise en œuvre plus rapide, plus efficace et plus stratégique, adaptée à vos objectifs commerciaux spécifiques.
6. Réflexions finalesHubSpot La mise en place d'un système de gestion de la relation client (CRM) est une étape fondamentale dans votre parcours de croissance numérique. Il ne s'agit pas seulement d'une tâche technique, mais d'une opportunité stratégique d'aligner vos équipes, de rationaliser vos processus et d'acquérir une meilleure compréhension de vos clients. Ne lésinez pas sur les moyens. Investissez le temps et les ressources nécessaires pour mettre en place un système efficace dès le départ, et vous serez prêt à évoluer en toute confiance et à atteindre une croissance durable.